Agendaris di Departemen IT Bank Indonesia

Berjalan menuju Halte TransJakarta Karet yang terletak di seberang Chillax, lalu memilih rute Blok.M arah Balaikota kini kembali menjadi rutinitas ku di pagi hari. Senin sampai jum'at, worklife routinities itu dimulai dengan melewati kawasan yang menjadi jantung kota sekaligus pusat aktivitas kehidupan urban. Sebut saja Mayapada Tower, Menara Astra, Indofood, UOB, melingkari Bundaran HI, Hotel Indonesia Kempinski, Grand Hyatt, Plaza Indonesia lalu melewati gedung Bawaslu, Sarinah hingga berhenti di Halte Shulter Kebon Sirih. Mimpi anak daerah yang pernah menginginkan bekerja di kawasan elit gedung bertingkat pun kini terasa begitu nyata. 

KOMPLEK PERKANTORAN BANK INDONESIA

Secara umum, Gedung Tipikal Lt.13 menjadi satu dari sebelas bangunan tinggi yang terdapat di komplek perkantoran Bank Indonesia Pusat, menjadi titik lokasi Kelompok Kebijakan dan Tata Kelola Data Department Inovasi dan Digitalisasi Data beroperasi, tepatnya di Jln. M.H Thamrin No. 2 Jakarta Pusat. 

Satuan Kerja

Berada di ruang lingkup Pendukung Organisasi Bank Indonesia, lebih tepatnya penempatan di Department Inovasi dan Digitalisasi Data. Diketahui, kelompok kerja ini dibagi menjadi dua bagian yaitu Group Pengembangan dan Group Kebijakan, dimana 6 orang Agendaris yang bernaung di bawah payung PMMI-DIDD kemudian ditugaskan untuk handle masing-masing Unit Kerja yang dikepalai oleh pimpinan atau Kepala Department dan berasal dari Golongan VII; serta dua orang Kepala Group (Ka.) Golongan VI. 

a. Group Kebijakan Inovasi dan Digitalisasi Data (GKDD):

• Kelompok Strategi dan Kebijakan Tata Kelola Data
• Kelompok Mitra Bisnis
• Specialist

1. DI (Data Innovation)
2. ISD (Innovation Solution Data)

b. Group Pengembangan Inovasi dan Digitalisasi Data (GPDD):

• Specialist

1. SE (Software Engineering)
2. DE (Data Engineering)
3. BIE (Bussiness Inteligence Engineering)

• Divisi Layanan Data dan Platform Inovasi Data (LDID)
• Divisi Pengelolaan Kualitas Data (PKD)
• Divisi Project Office, Manajemen Kontrak dan Aset SI, dan Manajemen Intern (PMMI)
1. Tim Project Office Inovasi dan Digitalisasi Data
2. Tim Manajemen Kontrak dan Aset SI
3. Unit Manajemen Intern (UMI)

c. Performance Manager (PM)

d. Internal Control Officer (ICO)

Microsoft Teams, Outlook & SharePoint

Penggunaan Microsoft Teams untuk melakukan koordinasi dan membuat obrolan percakapan terkait kebutuhan serta mengaplikasikan outlook untuk mengirimkan email kerja adalah rangkaian aktivitas yang tidak terpisahkan selama melaksanakan fungsi dan tanggung jawab seorang pekerja atau karyawan yang tergabung di Bank Indonesia. Oleh karenanya, pengamanan data yang dilakukan di ruang lingkup bekerja jauh dua kali lebih ketat, seperti akses masuk ke situs lainnya yang sangat dibatasi hingga authorization dan keamaan password perangkat yang harus up-to-date setiap saat.

Agendaris

Rini (Rintik) Agustiani, Elga Desfianty, me, Arief Dharma Wangsa, Hana Mutiarani dan Ferdiansyah Widianto

Jika di kesempatan sebelumnya aku bergabung ke dalam Sekretariat/organisasi non-BI, kali ini aku ditempatkan di Departemen Satker Bank Indonesia untuk pertama kalinya. Tidak main-main, pengalaman pertama tersebut mengantarkan ku bertugaskan sebagai Agendaris untuk menghandle pekerjaan 5 Uker sekaligus, mulai dari satuan kerja:

• Software Engineering, 
• Data Engineering, 
• Bussiness Inteligence Engineering, 
• Data Inovation, dan 
• Inovation Solution Data  

Adapun tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh seorang Agendaris DIDD adalah:

1. Absensi

Memastikan daftar kehadiran pegawai dengan masing-masing klasifikasi tanpa kecuali untuk Pegawai Organik, PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu), Swakelola, Tenaga Kerja Outsourching hingga Vendor yang tergabung ke dalam masing-masing Unit Kerja di Department Inovasi dan Digitalisasi Data adalah tugas pertama yang harus dilakukan oleh Agendaris setiap pagi. Diketahui, masing-masing uker memiliki cara masing-masing untuk memastikan daftar kehadirannya. Seperti DE yang melakukan pooling mandiri oleh salah satu anggota yang ditugaskan dan BIE yang rekap absen sendiri. Namun hal tersebut tidak berlaku untuk divisi SE, DI dan ISD. Oleh karenanya, sudah menjadi tugas dan tanggung jawab Agendaris untuk membuat pooling ke masing-masing whatsApp group dengan membuat pilihan daftar kehadiran, apakah status kehadiran karyawan tersebut Work from Home, Work from Office, In House Training (Iht), sedang melakukan perjalanan dinas, sakit atau cuti. 

Hasil pooling tersebut kemudian di rekap dan dilaporkan kembali. 

Pertama, Agendaris merekapnya dan dibagikan ke WAG, kemudian level Deputi Direktur (G.V) melanjutkan absen masing-masing timnya kepada Ka.Grup (G.VI).

Kedua, Agendaris melaporkan daftar kehadiran yang sudah direkap tersebut ke bagian terkait untuk dilakukan pemetaan, dimana tim yang bertugas membuat daftar hadir harian seluruh karyawan DIDD, tanpa kecuali pimpinan Golongan VII-VIII sekalipun. Report yang ditracking ke Ms.Excel tersebut kemudian dilaporkan via email/outlook kepada pimpinan (G.VII) setiap harinya.

2. Share Agenda

Bekerja sebagai perpanjang tangan masing-masing divisi untuk mengurus segala kebutuhan administrasi antara atasan dan bawah, selanjutnya pekerjaan Agendaris yang tak kalah penting ialah membagikan/melanjutkan agenda pimpinan yang sebelumnya dibagikan oleh Sekretaris Pimpinan ke masing-masing grup unit kerja terkait. 

Berikut contoh agenda yang dibagikan oleh sekretaris pimpinan setiap malam

3. Korespondensi

Bekerja sebagai perpanjang tangan dalam pertukaran informasi baik antar sesama unit dan satuan kerja yang ada di Bank Indonesia, ataupun pihak luar agar bisa berjalan satu pintu. 

Adapun jenis surat DS/NDS yang biasa keluar masuk melalui Agendaris antara lain:

• DDM atau dokumen masuk, biasanya berupa memo ataupun surat undangan yang diterima dari departement ataupun pihak luar. Umumnya, memo yang masuk berupa M.01, Surat maupun Lembar Disposisi Pejabat. Kemudian;
• DDK atau dokumen keluar, yang berupa M.02. Entah itu berbentuk usulan maupun persetujuan  kegiatan yang akan dilakukan seperti konsinyering, pengadaan dan lainnya yang akan dikirimkan kepada pihak lain, dengan terlebih dahulu sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan departemen.  

Baik DDM ataupun DDK, wajib menyertakan penomeran surat. 

a. Nomor Surat

Mengacu kepada ketentuan Bank Indonesia terkait teknik penomeran dokumen BI, masing-masing Satuan Kerja berhak menerbitkan nomor surat berurutan. Hal itu berlaku tidak hanya di DIDD saja melainkan diseluruh Departemen BI yang berpedoman kepada standar dan ketentuan dokumen elektronik MDEBI yang berlaku di Bank Indonesia. 

b. Adobe Acrobat Reader (Adobe)

Solusi interim penggunaan tools Adobe Acrobat Reader (Adobe) kemudian dipilij sebagai solusi digital dokumen administrasi BI. Diketahui, penggunaan dokumen elektronik diusulkan menggunakan tanda tangan elektronik dengan Bank Indonesia yang disebut Certificate of Authority (BICA).

Adapun hal lain yang kemudian wajib diperhatikan oleh Agendaris adalah memperhatikan dengan mengoreksi typo error serta penempatan lampiran yang disematkan ke dalam PDF apakah sudah sesuai atau ada hal lain yang perlu diperbaiki. 

c. Tanda Tangan Elektronik (TTE)

Di era digital, kini surat menyurat bisa dilakukan berupa PDF yang ditandatangani menggunakan digital sign. Namun pengecualian dengan dokumen terkait pembayaran yang WAJIB menggunakan surat fisik disertakan tanda tangan basah. Dalam mendukung digitalisasi workplace, membubuhkan Tanda Tangan Elektronik (TTE) wajib dilakukan oleh karyawan setingkat dalam bentuk aktivitas surat menyurat. Hal itu kemudian dilakukan sebagai bentuk persetujuan penerimaan, pengesahan dan pertanggungjawaban dan syarat keabsahan surat digital yang diterbitkan tersebut. 

Terlebih di era peradaban baru, aktivitas perkantoran kini lebih mengandalkan administrasi berbasis digital. Alih-alih masih menggunakan kertas dalam kegiatan surat menyurat kemudian bertransformasi menjadi digitalisasi meskipun untuk beberapa tipe dokumen, hardcopy masih diperlukan. 

Dalam manajemen DEBI, adapun jenis Dokumen Elektronik yang dimaksud berupa: 

A.⁠ Dokumen Penetapan

B.⁠ ⁠Dokumen Administrasi/Korespondensi

a. Memorandum

• M.01 (Undangan & Penyampaian Informasi
• M.02 Laporan dan/atau Persetujuan
  
  Salah satu contoh pengaplikasian M.02 di ruang lingkup kerja BI berlaku pada saat pengajuan kegiatan Konsinyering.
  Baca selengkapnya: Prosedural Perjalanan Dinas

b. Lembar Disposisi Pejabat

• LDP 01 (Disposisi) 
  
  Biasanya, Dokumen LDP yang masuk ke Departemen akan diserahkan kepada pejabat terkait dan dikirimkan berupa Lembar Disposisi Pejabat. Sebagai back-up data, segala jenis dokumen digital yang masuk wajib di scan terlebih dahulu. Selanjutnya, Agendaris dapat memproses dan menaruhnya ke dalam DDM. Biasanya, dokumen penetapan yang didapat berasal dari Gubernur BI atau ADG. Ketika akan Disposisi Segera kemudian muncul, M.01 berupa undangan, penyampaian tindak lanjut serta surat permohonan antar divisi pun turun disertakan atau bisa menyusul.
• LDP 02 (LD ERP)
  Salah satu LDP 02/LD ERP yang dikerjakan Agendaris setiap minggunya adalah pengajuan reimbursment mamin (makan dan minum) ke tim terkait. 
  Untuk melakukan pembayaran konsumsi rapat Uker yang dipesankan melalui KOPEBI maupun F&B, sebelum itu ada beberapa lembaran yang wajib dipersiapkan oleh Agendaris dan harus ditandatangani oleh pegawai organik masing-masing unit kerja sebelum diajukan. Berikut tahapan pengerjaan yang harus dikerjakan, mulai dari:

• Pembuatan Lembar Disposisi ERP
• Termin Pembayaran
  
  Lembar ini dibuat perihal perintah pembayaran invoice yang ditujukan kepada Unit Manajemen Intern. Dimana didalamnya wajib mengisi detail rincian seperti mencantumkan nomor surat, nomor invoice, tanggal invoice, nominal, termin pembayaran, serta nomor rekening tujuan pembayaran terhadap rekanan. Yang paling penting dan harus diperhatikan oleh Agendaris apakah CoA masing-masing unit kerja sudah sesuai. 
• Dokumen Checklist-Unit Kerja 
  Di halaman selanjutnya, wajib sertakan Dokumen Checklist-Unit Kerja sebagai dokumen pendukung lainnya yang dilampirkan lengkap dengan mencantumkan tanggal surat keluar. Pada lembaran dokumen checklist, karyawan organik G.III wajib menandatangani sebagai lembar persetujuan penggunaan anggaran dalam keperluan konsumsi rapat
• Tabel Excel
  Lembaran ketiga, agendaris wajib membuat daftar list makanan apa saja yang dipesan lengkap mencantumkan tabel excel terkait tagihan/kwitansi yang berasal dari rekanan apa saja, serta total tagihan sebelum dan sesudah dikenakan pajak 10%, serta keterangan tambahan lainnya
• Bukti pembayaran
  Lembar terakhir, agendaris WAJIB melampirkan invoice transaksi yang sudah didapat sesuai dengan lampiran rekapitulasi pengajuan reimburse konsumsi. Yang menjadi concern disini, Agendaris akan mencocokkan satu per satu sesuai dengan tanggal, agenda dan jumlah peserta rapat yang berpartisipasi. 
• Pegawai organik BI setingkat G.III-G.IV menandatangani lembar Termin Pembayaran dan Dokumen Checklist-Unit Kerja
• Penomeran Surat
  
  Cek dan ricek lagi penomeran surat, apakah LD ERP yang diajukan berasal dari GPDD/GKDD
• Menyerahkan LD ERP ke bagian UMI-PMMI DIDD untuk dibantu pengecekan kembali hingga ditandatangani oleh pejabat terkait. Jika sudah sesuai, lembar tersebut akan dikirimkan ke DKom untuk proses pencairan paling lama 14 hari kerja. 
  

Pada dasarnya, Pola pembuatan LD ERP/LDP 02 mamin sama dengan dengan proses reimbursment lainnya, termasuk pengajuan LD ERP akomodasi tiket, penginapan, HRIS-Form serta pencairan dana lainnya. 

c. Risalah Rapat

d. Surat Eksternal

• Surat Telaah
• Surat Kuasa
• Surat Perjanjian

e. Faksimili
f. Pengumuman
g. Berita Acara
h. Nota Kesepahaman

C.⁠ ⁠Dokumen Bisnis 

Dokumen Bisnis berupa dokumen elektronik biasanya dihasilkan ke dalam proses bisnis Satker di luar dokumen administratif dan/atau korespondensi. Misalnya:
a. SOP/Pedoman
b. Kerangka Acuan Kerja (KAK)
c. Kontrak Kerja, dll

D. Dokumen Lainnya

Dokumen elektronik yang diterima oleh BI dari pihak eksternal/stakeholder memerlukan pembubuhan Tanda Tangan Elektronik ADG, Pegawai atau pihak yang dipekerjakan BI dalam pelaksanaan tugas Bank Indonesia.

Mengutip sumber:

Dokumen Bank Indonesia adalah data, catatan, dan/atau keterangan yang disusun atau diterima oleh Bank Indonesia untuk pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak yang dapat dilihat, dibaca atau didengar, sesuai dengan ketentuan PADG No.23/51/PADG INTERN/2021 perihal Cakupan Dokumen Administratif dan/atau Korespondensi secara Elektronik. 

Bisa dibilang, surat menyurat menjadi salah satu pekerjaan pokok yang begitu melekat dengan Agendaris. Mulai dari mencantumkan nomor dan tanggal surat, hingga membubuhkan TTE invisible. Kemudian dokumen yang sudah final dapat didistribusikan dalam berbagai channel komunikasi.

4. Arsip 

Setelah melakukann penginputan ke dalam tracker DDM dan DDM, serta menyimpan soft-copy dokumen elektronik ke dalam share folder, segala jenis aktivitas surat-menyurat tersebut kemudian harus dikumpulkan pula berdasarkan hard-copy. Hal yang kemudian wajib dilakukan oleh seorang Agendaris adalah mengarsip file tersebut ke dalam situs resmi Bank Indonesia sesuai dengan ketentuan dan aturan pengarsipan yang berlaku. 

5. Booking Ruang Rapat 

Menggunakan sistem pemesanan ruang rapat yang masih terbilang manual, sudah menjadi tugas Agendaris pula untuk memastikan agar masing-masing kegiatan yang sudah dijadwalkan harus berjalan semestinya. Mengingat cakupan dan karyawan di masing-masing Unit Kerja Department Inovasi dan Digitalisasi Data cukup banyak, serta aktivitas perkantoran yang tidak pernah lepas dari agenda rapat, dibandingkan dengan jumlah ruang rapat yang terbatas, jangan sampai hal tersebut saling bertabrakan dengan agenda divisi lainnya. 

6. Konsumsi

a. Pemesanan makanan

Bertugas sebagai gerbang atau pintu masuk dari segala jenis aktivitas perkantoran tanpa kecuali mengurus konsumsi rapat masing-masing uker yang dipegang, melakukan panggilan keluar kepada tenan makanan untuk permintaan pengiriman pesanan ke bagian Koperasi Perkantoran Bank Indonesia (KOPEBI) juga menjadi jobdesk dari seorang Agendaris. Sebut saja:

• The Bankers
• Indonesia Kencana Food
• RM Surya Abdul Muis
• Foodcurt 
• Larasa, etc

turut menjadi rekanan Bank Indonesia yang kerap bekerjasama untuk urusan konsumsi rapat. termasuk pemesanan manual Go/grabfood ke Restoran.

b. Reimbursement

Setelah disibukkan dengan pemesanan makanan di setiap agenda rapat masing-masing uker yang dipegang, Agendaris kemudian bertugas untuk memproses penagihan yang sudah mendapatkan invoice dari vendor ataupun rekanan Bank Indonesia. (berpedoman kepada pembuatan LD ERP/LDP 02)