Prosedural Perjalanan Dinas Dalam Negeri
Dilibatkan penuh sejak awal ke dalam proses surat-menyurat, pengajuan persetujuan kepada atasan hingga mengurus akomodasi terkait perjalanan dinas dan kegiatan konsinyering, kali ini aku merasa dicemplungi dengan pengetahuan, pengalaman dan ilmu baru yang luar biasa seputar urutan pekerjaan yang selama ini cuma tahu beresnya saja. Mulai dari:
1. Ajukan Surat M.02 ke Pimpinan
Melanjutkan agenda yang sempat tertunda, kali ini kelompok Software Engineering Specialist berencana ingin menyelenggarakan perjalanan dinas dengan mengundang Satker BI terkait lainnya perihal Konsinyering Alignment Major Project DIDD di Pulau Dewata, Bali. Adapun hal yang harus dilakukan oleh Agendaris ialah mengagendarisir M.02 atau surat usulan dan persetujuan yang telah dipersiapkan oleh uker kepada pimpinan DIDD beserta lampiran melalui sekretaris yang menjadi gerbang pembuka urutan agenda tersebut bisa berlangsung.
2. Akomodasi Perjalanan Dinas
A. Hotel
Merencanakan kegiatan Konsinyering selama 4 hari 3 malam, akomodasi penginapan menjadi salah satu hal yang wajib dipersiapkan tentunya. Dipandu oleh PIC Software Engineering atau biasa disingkat dengan penyebutan SWENG, sedari awal selaku pembuat acara, adapun hal yang harus dilakukan oleh Agendaris adalah:
a. Contact Sales & Marketing
Salah satu tugas Agendaris pada saat bertugas membantu Departemen untuk melakukan mngontak sales hotel. Jika ketersediaan kamar dan ruang rapat dirasa cocok, maka akan berlanjut reservasi Hotel. Hal dasar yang musti ditanyakan kepada pihak sales sebelum itu adalah bagaimana:
- Ketersediaan hotel tersebut
- Apakah sebelumnya sudah menjadi Rekanan BI/belum
- Meminta Rate BI terupdate
- Apakah ingin menggunakan half/full meeting package
- Meminta foto ruang rapat yang akan digunakan tersebut
- Apakah pihak hotel menyediakan Delegate Mic/TV Matador
Jika tidak, apakah pihak Hotel sudah memiliki vendor?
Biasanya untuk event besar kapasitas 30-50 pax, dibutuh Mic sekitar 22-25 dan 5 TV Matador
Di sisi lain, kerap melaksanakan agenda serupa, tampaknya ada beberapa Hotel bintang Lima yang sudah menjadi rekanan dan bekerja sama dengan Bank Indonesia. Sebut saja Grand Hyatt, The Ritz Carlon, Sofitel Bali Nusa Dua Resort, The Laguna Resort, Padma Resort, The Anvaya Beach Resort hingga Hotel The Apurva Kempinski Bali yang kemudian ku coba hubungi satu per satu. Dari beberapa list penginapan tersebut, ada yang sudah full-booked karena di tanggal yang sama, Department lain juga sedang melaksanakan agenda serupa, namun masih tersedia beberapa diantaranya sehingga beberapa list hotel tersebut kemudian mengajukan penawaran hingga akhirnya persetujuan terkait proposal pun tercapai.
b. Bertemu Marketing Hotel
Setelah mengatur janji temu, kemudian pihak Marketing Hotel datang membawa proposal ke Komplek Perkantoran Bank Indonesia terkait penawaran, melakukan negosiasi harga hotel hingga menjelaskan ketersediaan room apakah sudah sesuai dengan jumlah peserta.
Membuat reservasi saat high-season, dengan beberapa pertimbangan akhirnya masing-masing pihak termasuk Hotel The Stones Legian menyanggupi untuk menampung 22 peserta Konsinyering yang diadakan dari tanggal 7-10 Agustus.
Pool Hotel The Stones, Legian Bali
c. Letter of Agreement
Setelah kesepakatan dibuat, pihak hotel kemudian mengirimkan Surat Perjanjian atau LoA yang berisikan tentang segala prosedur pemesanan hotel dan wajib ditandatangani oleh Deputi Direktur DIDD selaku pejabat yang berwenang.
Adapun isi yang dicantumkan di dalamnya berupa:
- Uraian tentang group dan acara
- Komitmen kamar; termasuk tarif kamar group, benefit etc
- Metode atau jaminan reservasi
- Tanggal batas akhir rooming list
- Komitmen agenda acara
- Biaya fasilitas (kamar dan agenda acara)
- Pengaturan penagihan; serta isi perjanjian lainnya
d. Guarantee Later
Jika LoA sudah ditandatangani, Agendaris kemudian bertugas untuk membuat Surat Keluar perihal Guarantee Later yang dikirimkan kepada pihak Hotel yang berisikan Penomoran surat, serta kesepakatan serta informasi pembayaran dan hal mendetail lainnya yang berisikan:
Selanjutnya, Surat GL tersebut kembali ditandatangani oleh pejabat yang berwenang terhadap terlaksananya kegiatan konsinyering tersebut.
B. Tiket Pesawat
a. Booking Tiket
Untuk pemesanan tiket penerbangan, sifatnya dilakukan secara personal dan mencocokkan dengan jadwal keberangkatan dan kepulangan yang telah dibuat sesuai kepentingan masing-masing. Setiap peserta yang ikut terlibat di dalam kegiatan Konsinyering kemudian dapat menghubungi Agendaris PMMI yang bertugas untuk melakukan reservasi tiket penerbangan karyawan kepada travel agent/vandor yang sudah bekerjasama dengan Bank Indonesia.
b. Travel Event
3. Undangan M.01 Peserta Konsinyering
H-1 Keberangkatan, Agendaris yang semula sudah mencoba untuk follow up satu per satu Agendaris bagian Satker yang dijadwalkan turut menghadiri kegiatan Konsinyering, kembali bertugas untuk memastikan siapa saja nama-nama peserta yang sudah pasti hadir. Kehebohan menjelang keberangkatan besok pagi menjadi keseruan lainnya yang musti di hadang ketika nama-nama yang sebelumnya sudah didapat bisa saja berubah di menit terakhir sesuai dengan konfirmasi dari pihak terkait. Harus mengecek satu per satu nama peserta Konsi dari masing-masing satuan kerja, kelompok SWENG yang semula turut mengundang Pimpinan DIDD dan DMAP, kemudian diganti dengan perwakilan KODIT dan PIPIT DLDS, DPID serta UKPS KPSP Bank Indonesia.
Jika daftar nama peserta sudah didapat, selanjutnya Agendaris wajib mengirimkan surat undangan/memorandum M.01 ke masing-masing satuan kerja tersebut.
4. Perjalanan Dinas Jakarta-Bali
a. Menuju Bandara
Berangkat dari Stasiun BNI City, ini perjalanan pertama kalinya menuju Terminal 3 International Soekarno-Hatta Airport menggunakan kereta Bandara. Dibanderol dengan harga Rp70.000,- pembelian ticket bisa dilakukan dengan beberapa cara.
Pertama, pembelian di website resmi reservation.kci.id
Kedua, di Railink Reservation Website railink.co.id; dan
Ketiga menggunakan mesin pembelian tiket yang berada di loket karcis, Stasiun BNI City lantai 2
Kemudahan transaksi digital, salah satunya melakukan pembayaran melalui QRIS membuatku tidak perlu lagi dipusingkan untuk mencari mesin ATM terdekat untuk melakukan transaksi tukar rupiah. Bahkan, untuk melewati loket pembatas juga kini bisa dilakukan menggunakan SCAN barcode dari tiket yang diprint pada saat pembelian.
Setelah memilih jam keberangkatan, aku harus melewati jarak tempuh selama 40 menit ke depan untuk tiba di pemberhentian pertama. Kemudian, perjalanan menuju ke Terminal kembali dilanjutkan menggunakan Kereta Kalayang. Diketahui, Automatic People Mover System (APMS) merupakan fasilitas bandara yang dapat digunakan oleh pengguna jasa di Bandara.
b. Boarding Pass
Untuk mendapatkan akses menaiki pesawat, masing-masing penumpang diminta untuk melakukan check-in terlebih dahulu untuk mendapatkan boarding pass. Jika ada barang bawaan yang seharusnya dimasukkan ke dalam bagasi, maka penumpang diminta untuk datang satu jam lebih awal. Lalu berjalan menuju ke ruang tunggu, masuk ke dalam pesawat dan take-off.
Sesampainya di Bandara I Gusti Ngurah Rai, aku harus menunggu sekitar 15 menit untuk mendapatkan kembali koper yang semula dimasukkan ke dalam bagasi pesawat. Kemudian bersama dua rekan lainnya, kami menuju penginapan menggunakan transportasi online yang sudah bekerjasama dengan pihak Bandara setempat.
c. Check-in Hotel
Seperti yang diinformasikan oleh pihak hotel sehari sebelum kedatangan, ia memberitahukan terkait ruang penyambutan yang sengaja disediakan khusus sebagai 'Welcome drink' pada saat melakukan check-in. Minuman kopi, teh serta snack ringan disajikan di ruang 8tillate lantai 1, persis berada di depan meja concierge di lobby hotel.
d. Survey lokasi hotel
Sedari awal, Agendaris sudah membangun komunikasi yang cukup intens untuk bekerjasama dengan pihak hotel terkait agenda yang akan berlangsung beberapa hari ke depan. Selain prosedural terkait akomodasi penginapan, meeting package pun perlu dikoordinasikan dengan detail. H-1 acara lebih tepatnya setelah kedatangan di hari pertama, agendaris mulai melakukan pengecekan, seperti lokasi venue atau ruang rapat diadakan dimana dan lantai berapa, sekaligus informasi restoran untuk melakukan breakfast, lunch dan dinner nantinya. Meskipun mempersiapkan ruang rapat sepenuhnya sudah dilakukan oleh penyedia tempat, namun sebagai orang yang bertugas di lapangan, Agendaris tetap harus memastikan hal-hal detail lainnya apakah sudah proper dan layak digunakan.
5. Konsinyering Alignment Major Project DIDD
a. Persiapan Ruang Rapat
Mulai dari papan penunjuk arah terkait lokasi ruang rapat yang sudah ditentukan dan ditaruh di dekat pintu masuk, mengecek kelengkapan ruangan apakah microfon yang akan digunakan sudah berfungsi dengan baik, kelayakan kabel penghubung ke layar proyeksi, jumlah bangku yang sudah sesuai di dalam ruangan, alat tulis serta pencocokan suhu pendingin ruangan atau hal teknis lainnya yang bisa dikoordinasikan dengan pihak Banquett Hotel.
b. Daftar Kehadiran
Salah satu kelengkapan yang kemudian wajib dibawa dari kantor sebelum terbang ke Bali untuk menghadiri acara konsi ialah memastikan membawa map, lembaran absen yang wajib ditandatangani oleh peserta rapat hingga alat tulis yang memadai. Dan Agendaris wajib pula memastikan jika seluruh peserta rapat sudah mengisi lembaran absen selama Konsinyering berlangsung.
Diketahui, lampiran kehadiran peserta rapat yang sudah ditandatangani selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan terkait pengajuan dan pengisian HRIS Form untuk pencairan uang PDDN nantinya.
b. Create Outlook or Teams Meeting
Dihadiri oleh 22 peserta rapat yang datang ke Bali secara offline, ada satu peserta yang berasal dari satuan kerja UKPS KPSP kemudian diminta hadir secara online karena undangan yang dibagikan last minutes sebelum keberangkatan. Oleh karenanya, sudah menjadi tugas dari Agendaris untuk create Teams Meeting sebelum agenda rapat dimulai.
Caranya:
- Buka Kalender
- Create New Meeting
- Add Tittle: Isi nama kegiatan Konsinyering
- Add Required Attendees
Masukkan satu per satu nama peserta undangan Konsinyering yang dijadwalkan hadir, tanpa kecuali - Time
Secara otomatis, pencocokkan waktu dan perpindahan jam antara WIB, WITA bahkan WIT sudah akan terganti. Agendaris hanya perlu mencantumkan sesuai dengan waktu di lokasi berlangsungnya kegiatan Konsinyering (Jika sebelumnya Jakarta;WIB kemudian menyesuaikan dengan waktu di Bali: WITA) - Add Location
WAJIB diaktifkan apabila ada salah satu peserta rapat yang menghadiri kegiatan konsinyering secara hybrid atau online meeting
d. Rundown
e. Coffee Break
Termasuk salah satunya Coffee Break yang menjadi concern paling utama dari pihak hotel dan juga banquett yang bertugas sebagai penyedia tempat. Mengusung tema Movie "The Scenes Viction", stand Coffee Break menghadirkan sajian menu yang berbeda-beda beda di setiap sesi, seperti black burger, rebusan, latte, minuman soda dan lain-lain.
Diketahui, penyajian coffee break dijadwalkan dua kali di jam 10:00 dan 15.00 WITA dalam sehari.
f. Suasana Ruang Rapat
Dokumentasi Meeting Room 2 lantai 2
The Stones Hotel, Legian Bali
Di hari kedua, agenda yang sebelumnya dijadwalkan berlangsung sampai jam 9 malam justru berakhir di jam 11.00 WITA.
Setelah kesepakatan didapat hingga di hari ketiga, agenda yang berlangsung dari pagi kemudian berakhir tepat sebelum jadwal sholat jum'at. Di sesi terakhir penutupan acara, diikuti oleh agenda foto bersama sebelum kembali ke kegiatan masing-masing.
g. Check-out
Dijadwalkan check-out jam 12:00 siang, setelah sarapan aku musti bergegas ke toko oleh-oleh lalu menuju Bandara. Selanjutnya, ada yang membawa keluarga, kembali ke Jakarta di hari ke empat atau extend sampai hari minggu sebelum akhirnya kembali ke kantor senin pagi.
6. Invoice Hotel
Jika para peserta Konsinyering akhirnya bisa kembali beraktvitas seperti biasa, lain halnya dengan tugas Agendaris yang masih harus mengurus beberapa printilan sebelum kembali ke Jakarta. Salah satunya adalah memastikan untuk pembayaran selama penginapan sudah dirangkum ke dalam invoice, berupa Surat Pengantar Tagihan dan Kwitansi Bermaterai atau dokumen pendukung lainnya.
Selanjutnya, invoice yang sudah di dapat tersebut harus dibayarkan dengan melewati serangkaian prosedur, mulai pengajuan reimbursement atau tagihan yang harus dinaikkan ke Satker DSDM Bank Indonesia melalui uker PMMI-DIDD hingga konfirmasi dari pihak hotel bahwa pencairan dana sudah diterima.
Adapun detail lembaran yang harus dilengkapi dalam pengajuan reimburse adalah:
- Lembar Disposisi BI ERPDengan mencantumkan didalamnya nomor surat serta nominal tagihan yang harus dibayarkan ke pihak hotel dengan memastikan rincian akun anggaran atau CoA yang sudah sesuai dengan Lampiran M.02 yang selanjutnya ditandatangani oleh dua pihak, yang mengajukan serta yang menyetujui.
- Lembar Dokumen Checklist-Unit Kerja
- Invoice asli
- Fotocopy lembaran absen di hari pertama dan kedua kegiatan konsinyering
- Rincian peserta konsinyering detail dengan list room
- Print Lembaran M.02
7. Pengisian ERP HRIS Form
A Marriot Authograph Collection Hotel
Kec. Kuta, Kabupaten Badung, Bali, 80361
Comments