Perjalanan dinas pertama ke luar kota

Bertugas sebagai perbantuan di Sekretariat Badan Supervisi Bank Indonesia, mengantarkanku bisa menginap di Hotel bintang 5 sekelas Pullman Vimala Hills, Resort Ciawi-Bogor selama 3 hari 2 malam.

Bukan staycation melainkan urusan pekerjaan, sejujurnya ini merupakan perjalanan dinas ke luar kota pertamaku selama bekerja membantu Lembaga Independen yang menjadi perpanjang tangan Komisi XI DPR RI dalam mengawasi kinerja Bank Indonesia. 

Membantu Anggota BSBI Periode 2013-2018 dalam menjalankan fungsi dan tanggung jawab, sebagai seorang sekretaris (relv), aku bersama rekan sebelumnya berbagi tugas dalam mengurus segala hal yang berhubungan dengan perjalanan dinas, mulai dari awal keberangkatan hingga Konsinyering berlangsung. Seperti:

1. Surat perizinan kegiatan Konsinyering: yang diajukan kepada Komisi XI DPR RI kepada Deputi Gubernur Bank Indonesia dan sudah mendapat persetujuan dan tandatangan terlebih dahulu dari Ketua Sekretariat BSBI.

2. Persiapan akomodasi: seperti reservasi penginapan dengan vendor yang biasa digunakan BSBI dalam melakukan perjalanan dinas. 

Adapun hal yang harus diperhatikan saat membuat pemesanan kamar:

• Teruntuk Golongan VII dan VIII sekalas Anggota BSBI, pemesanan kamar dikhususkan menggunakan kelas seperti Executive dan Suite. Bahkan, sudah menjadi tugas sekretaris untuk memastikan agar akses kamar yang dipesan untuk VVIP berada tidak jauh dari lift.
  Bekerja untuk pejabat negara yang disahkan oleh Presiden RI hingga ditugaskan langsung oleh Kementerian Negara Republik Indonesia, wajar jika sekelas komisaris Bank Central ini disebut VVIP. 
• Golongan II - VI: Lain halnya dengan Sekretariat, entah itu ketua, deputi, analis maupun sekretaris biasanya menggunakan Deluxe Room; atau 
• Mesenger/Driver yang sengaja dipesankan 2 single +extra beds room dalam 1 ruangan. 

Setelah itu, sekretaris juga bertanggung jawab dalam mencocokkan data-data yang ada di invoice dengan guest folio, karena seluruh biaya perjalanan dinas nantinya akan dipertanggung jawabkan kepada Department Komunikasi.

3. Surat pengajuan pencairan dana PDDN: yang ditujukan kepada DKom

4. Transportasi perjalanan dinas

Pada dasarnya, biaya transportasi yang dibebankan kepada peserta akan direimburse ke dalam dana PDDN yang akan cair beberapa hari setelah kegiatan berlangsung, namun hal ini pengecualian untuk Anggota BSBI karena sejak awal kegiatan, kehadiran mereka sudah disupport menggunakan kendaraan dinas sekaligus supir masing-masingnya saat melakukan perjalanan hingga ke luar kota (JABODETABEK) sesuai SOP. Lantas, bagaimana dengan yang lain? 

Selain ada yang menggunakan kendaraan dinas operasional dan sengaja diperuntukkan kepada Ketua dan Deputi k.a Sekretariat, beberapa karyawan lainnya berinisiatif menggunakan kendaraan pribadi serta memberikan tumpangan kepada yang lain. 

5. Check-in dan menyerahkan kunci kamar

Setelah tiba pukul 7:30 WIB dan memarkirkan kendaraan di basement, aku bersama rombongan diangkut oleh pick-up service menggunakan electric sightseeing car terlebih dahulu agar tiba di lobi hotel. Sebagai sekretaris, aku dan rekan bertanggungjawab atas check-in penginapan satu per satu hingga menyerahkan kunci sesuai dengan urutan dan pembagian kamar yang telah dibuat.

a. Check-in kamar hotel

Review foto hari kedua (pagi)

Tidak ingin melewatkan kesempatan makan malam, aku bergegas menaruh barang bawaan sesuai dengan nomor kamar yang telah didapat. 

Kedatanganku pun disambut oleh ucapan selamat datang yang ditampilkan di plasma TV LED berukuran 49 inch.

6. Persiapan ruang rapat H-1

Tidak seperti Driver yang bisa langsung mengistirahatkan diri di kamar setelah melewati perjalanan via tol dari Jakarta menuju Bogor, aku dan sekretaris lainnya masih harus standby menemani tim Analis terkait persiapan kebutuhan rapat H-1 di Aula Convention Center seperti:

• Memperhatikan microfon yang akan digunakan apakah berfungsi dengan benar
• Tampilan layar yang siap digunakan dan memastikan sambungan kabel koneksi ke proyektor tidak ada kendala
• Apakah printer sudah terhubung dan bisa digunakan dengan benar
• Mengkondisikan suhu AC
• Ketersediaan kursi rapat (sitting arrangement) sesuai dengan peserta rapat
• Mengecek Coffe break di meeting event yang selalu standby

Untuk keadaan darurat, hal yang harus diperhatikan adalah menyimpan 1-2 kontak banquet hotel yang bertugas agar sewaktu-waktu ada pengaduan serta kendala selama penggunaan aula pertemuan (meeting room) hotel, PIC bisa langsung menghubungi yang bersangkutan.

7. Konsinyering: pembahasan Laporan Pelaksanaan Tugas Triwulan IV 2023

Harus tiba 30 menit lebih cepat untuk melakukan persiapan ruang rapat (teknis maupun administrasi) sebelum Anggota BSBI memasuki aula pertemuan, keeskokan harinya aku berbagi tugas dengan rekan lainnya dalam berkoordinasi agar tidak ada yang missed. 

Jika beberapa kali pernah dilibatkan sebagai notulensi dalam agenda RDP, kali ini aku berkesempatan untuk hadir di ruang rapat terkait agenda Konsinyering pembahasan tentang LPT Tw IV 2023, dimana satu per satu Tim Analis presentasi di depan Anggota BSBI terkait diskusi internal penyusunan Laporan awal dari jam 09.00-15.30 WIB dengan jeda istirahat makan siang.

8. Menjamu VIP dengan agenda tambahan: Makan duren khas Puncak-Bogor

Setelah seharian berada di ruang rapat, ada lagi agenda tambahan yang musti dipersiapkan oleh Sekretariat dalam menjamu Anggota BSBI, salahsatunya dengan acara makan durian montong.

Dalam pengerjaannya, hal ini dipersiapkan ketika agenda konsinyering masih berlangsung. Jika rekanku ditugaskan untuk survey lokasi (cari tempat makan duren enak, mengecek kesiapan dan kondisi parkir kendaraan), aku bersama operasional diminta untuk standby dan mempersiapkan jamuan lainnya, dan harus tiba 2 jam lebih awal sebelum Anggota BSBI dan tim Sekretariat lainnya.

10. Check-out

Setelah sarapan, aku harus check-out jam 9 pagi usai dihubungi oleh ketua dan deputi untuk diajak pulang bersama menggunakan kendaraan operasional ke Jakarta. Alhasil, rencana untuk ekstens sampai hari minggu dan menginap ke rumah nenek Bogor terancam batal karena ada hal yang harus dibicarakan.

📍PULLMAN CIAWI VIMALA HILLS
RESORT SPA & CONVENTION
Jl. Raya Puncak Gadog, Kec. Megamendung
Bogor-Jawa Barat